Версия для слабовидящих
Версия для слабовидящих

Положение о персональных данных

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение дополнительного

образования детей

Детская музыкальная школа №2

                                                                                          Утверждаю

Директор МБОУДОД ДМШ №2

______________В.И.Марченков

«____»________________2011г.

Приложение к приказу

от «__»_____2011г.

                                                                     №___

Положение о персональных данных работника

Принято общим собранием коллектива школы

(протокол от 20.12.2010г. №2)

п.Козыревск

Положение о персональных данных работника

Настоящее Положение определяет основные требования к порядку получения, хранения, использования и передачи (далее — обработке) персональных данных работников.

I. Общие положения 

Персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Персональные данные работника содержатся в личном деле работника.

Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье).

Личное дело оформляется кадровой службой после оформления трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Первоначально в него группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, копии документов об образовании и квалификации. Личное дело формируется в течение всего срока работы сотрудника и дополняется документами, характеризующими период его трудовой деятельности в организации.

Состав и порядок расположения документов в личном деле следующий:

  1. внутренняя опись документов дела[1];
  2. копия паспорта/другого документа, удостоверяющего личность;
  3. копии документов об образовании;
  4. копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);
  5. характеристика или рекомендательные письма;
  6. заявление о приеме на работу (в настоящее время не обязательно, достаточно заключенного трудового договора и изданного на его основании приказа);
  7. трудовой договор;
  8. копия приказа о приеме на работу (выписка из приказа);
  9. карточка формы Т2;
  10. расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области[2];
  11.  другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

В дальнейшем в личное дело работника в хронологической последовательности подшивают документы:

  • подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельство о рождении детей и др.).
  • характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.).

Копии документов об образовании, копия приказа о приеме на работу (выписка), копии последующих приказов должны быть заверены работниками кадровой службы надлежащим образом. 

II. Получение персональных данных работника 

Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Все персональные данные работника получаются у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Не допускается получение и обработка персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ возможно получение и обработка данных о частной жизни работника с его письменного согласия.

III. Формирование и ведение личных дел 

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора и издания приказа о его приеме на работу.

Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: заявление работника о приеме на работу или заключенный трудовой договор; характеристика-рекомендация (при наличии); копия приказа о приеме на работу; расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об его правах и обязанностях в этой области; расписка работника об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации; внутренняя опись.

Все документы личного дела подшиваются в обложку  установленного образца (папка «ДЕЛО»); на обложке должны быть фамилия, имя, отчество работника.

Личному делу присваивается номер, который фиксируется в журнале учета личных дел. Номер личного дела проставляется в верхнем левом углу обложки дела.

В каждом личном деле ведется внутренняя опись, куда заносятся наименования всех подшитых документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причину изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения руководителя организации. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, с указанием даты составления.

Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.

Не допускается включать в личное дело документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения, например, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о семейном положении и т.п.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.

Копии документов об образовании заверяются личными подписями сотрудниками директора по персоналу или лица его замещающего после сверки их с подлинниками документов.

В дальнейшем личное дело пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности работника, к которой относятся:

1.аттестационные листы;

2.копии документов об утверждении в должности;

3.другие характеризующие и дополняющие материалы, перечисленные в разделе I. настоящего Положения.

Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами (например, копия свидетельства о браке).

Работник отдела кадров, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от принимаемого на работу работника документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с предъявленными документами.

IV. Права и обязанности работника

в области защиты его персональных данных 

Работник обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.

Работник имеет право на:

1.полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;

2.свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;

3.определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

4.требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

5.требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

V. Учет, хранение и передача персональных данных работника 

Личные дела, в которых хранятся персональные данные работников, являются документами «Для внутреннего пользования».

Личное дело регистрируется, о чем вносится запись в «Журнал учета личных дел[3]«.

В бухгалтерии хранятся личные дела работников, работающих в настоящее время. Для этого используются специально оборудованные шкафы или сейфы. Личные дела располагаются в порядке согласно их номерам либо в алфавитном порядке.

После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление о расторжении трудового договора, копия приказа о расторжении трудового договора), составляется окончательная опись, само личное дело оформляется и передается для хранения.

Личные дела работников, уволенных из организации, хранятся в архиве организации в алфавитном порядке.

!!! Личные дела уволенных работников обязаны храниться в течение 75 лет.

Не допускается:

1.сообщать персональные данные работника третьей стороне, за исключением случаев, установленных законодательством РФ;

2.сообщать персональные данные работника в коммерческих целях;

3.запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

Доступ к персональным данным работников разрешается только специально уполномоченным лицам.

Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Исключение составляет обмен персональными данными работников в порядке, установленном законодательством РФ.

Передача персональных данных работника в пределах одной организации осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами данной организации.

Передача персональных данных работника его представителям осуществляется в порядке, установленном в организации. Объем передаваемой информации ограничивается только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Приложение 1

к Положению о персональных данных работника 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

1.

    Копия паспорта

1

 

2.

    Копия страхового свидетельства

2

 

3.

    Копия диплома

3

 

4.

    Заявление о приеме на работу

4

 

5.

    Приказ о приеме на работу

5

 

6.

    Трудовой договор

6

 

7.

    Договор о полной индивидуальной материальной ответственности

7

 

8.

    Личная карточка

8

 

 

         

 

         

 

         

 

         

 

         

 

         

 

         

 

         

 

         

 

         

 

         

 

         

 

         

 

         

 

         

 

ИТОГО  8 (восемь)  документов.

                   (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи  1 (один)                                                                                                                               

(цифрами и прописью)

Наименование

должности лица,

составившего

внутреннюю опись

документов дела              _____________

                                                               (подпись)                                                                 (расшифровка подписи)

«___»  ____________ 200__ г.

Приложение 2

к Положению о персональных данных работника 

Расписка 

Я, _________________________________________________________________________

(структурное подразделение, должность),

(Ф.И.О. работника) ___________________________________________________________

ознакомлен с «Положением о персональных данных работника», права и обязанности в области защиты персональных данных мне разъяснены.

«___»________20__г. Подпись________________

 

Приложение 3

к Положению о персональных данных работника 

ЖУРНАЛ

УЧЕТА ЛИЧНЫХ ДЕЛ

№ п/п

№ личного дела

Ф.И.О

Табельный номер

Структурное подразделение

Должность (профессия)

           
           
           
           
           
           
           
           
           

 

С положением о персональных данных работника ознакомлены:

                                                                                                             Н.П.Диюк

                                                                                                                     И.В.Церцвадзе

                                                                                                                       Г.Ю.Рагунович

                                                                                                                   Е.А.Галеева

                                                                                                               Л.В.Гених

                                                                                                                     И.М.Носкова

                                                                                                                   Д.И.Федюн

С положением ознакомлена                                                                                             О.С.Турнаева

23.07.2011г